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지원부서까지 확산되는 스마트 오피스, 일하는 방법의 혁신 자리잡나?

통신방송 19.04.30 08:04


4차 산업혁명과 디지털 트랜스포메이션 시대에 기업의 일하는 방식도 변화하고 있다. 대표적인 것이 ‘스마트 오피스’다. ‘모바일 오피스’, ‘클라우드 오피스’ 등 다양한 용어가 혼재되고 있지만 간략하게 정의하면 언제 어디서나 업무를 볼 수 있고 사무실의 경우 기존에 배정된 자기 자리가 아니라 자유로운 자리 배치가 가능하다는 점을 들 수 있다. 

외국계 IT기업의 경우 이미 몇 년 전부터 일반화된 정책이기도 하다. 지역별로 거점 사무실을 만들어놓고 자유롭게 출퇴근 하는 분위기다. 이는 외국계의 경우 별다른 저항 없이 도입됐지만 국내 기업의 경우 이러한 방식이 정착되는데 다소 시간이 걸린 편이다. 

물론 일부 IT대기업의 경우 이러한 스마트 오피스를 이미 도입, 활용하고 있다. 고정 자리가 없어진 지 오래이며 자유로운 분위기에서 업무가 진행되고 있다. 다만 이는 직무에 따라 차이가 있다.

대표적으로 업무지원 조직이 그렇다. 영업 등 외부 미팅이 많은 조직의 경우 모바일 오피스가 정착되는데 큰 어려움이 없었지만 업무지원 조직의 경우 외부 미팅이 상대적으로 적은데다 데스크톱 PC환경에서 업무를 하는 경우가 많다.

홍보팀도 스마트 오피스가 쉽지 않은 부서다. 리스크 대응과 사내 부서별로 홍보 건수를 만들고 협의해야 하는 만큼 의외로 홍보팀도 사내에서 할 일이 많은 부서다. 

하지만 최근 만난 한 IT서비스 대기업의 홍보 팀장은 자기 팀원들이 스마트 오피스로 전환한지 꽤 됐다는 설명이다. 홍보업무는 언론사 가판 확인 등 사내에서 처리해야할 업무가 많다. 언론사와 마찬가지로 ‘당직’ 제도도 운영한다. 

그럼에도 불구하고 스마트 오피스가 가능한지 궁금했다. 이 팀장은 “오전에 출근해서 얼굴을 보지 못하는 경우도 있다. 자율 좌석제라 근처에 없으면 사실 알 수가 없다”며 “중요한 일이 생기면 문자로 회의소집을 하고 회의실에서 모인다. 안건이 끝나면 다시 자기 업무로 돌아가는 시스템”이라고 밝혔다. 

1년 넘게 운영했지만 별다른 문제도 발생하지 않았다는 설명이다. 일주일 간 얼굴을 보지 못한 팀원도 있다고 했다. 하지만 업무에는 영향이 없었다는 것이다. 홍보팀에서도 스마트 오피스가 무리없이 돌아갈 정도면 다른 업무에서도 도입이 어렵진 않겠다는 생각이 들었다. 

같은 맥락에서 보수적이었던 은행권도 변화하고 있다. IT부서차원에서 시범적으로 도입되던 스마트 오피스가 전 부서로 확대되는 추세다. 물론 주 52시간 제도 확대 등 외부적 요인도 있지만 디지털 트랜스포메이션을 부르짖는 은행으로선 일하는 방식부터 뜯어고칠 필요가 있다. 

최근 KEB하나은행도 을지로 본점 스마트오피스의 운영성과분석 및 고도화 추진에 나섰다. 

KEB하나은행의 스마트오피스 도입 2주년을 맞아 운영성과분석 및 벤치마킹을 통해 보완점을 

도출하고, 한층 고도화된 근무환경으로 개선한다는 계획이다. 또, 스마트워크센터 신규 사업의 정의 및 방향성 설정에도 나섰다. 운영 가이드라인 마련도 고민이다. 하나은행은 업무 방식(Work Rule) 가이드 마련에 나섰다. 공통업무규범, 상황별 가이드 등이 주요 내용이다. 

스마트 오피스를 구현하기 위한 필수 요건인 IT시스템 관점에서 클라우드 환경, 변동좌석, 회의실예약 등에 대한 점검에도 나선다. 

그동안 국내 스마트 오피스 확대를 위한 최대 걸림돌은 이른바 ‘보고’ 문화였다. 이러한 보고는 서면과 대면으로 주로 이뤄져 왔다. 하지만 전자문서의 발전과 클라우드 환경의 확산은 스마트 오피스를 위한 인프라 제약을 걷어내 왔다. 

여담으로 스마트 오피스를 위해선 회의실 확보가 우선돼야 한다고 한다. 어깨너머로 지시할 수 있는 환경이 아니다 보니 모두가 모일 수 있는 환경이 필요하고 이것이 바로 회의실이라는 설명이다. 자연스럽게 기업이 공유 오피스화 되어가는 전환기가 되고 있는 것 같다.